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近年、テクノロジーの進化によって仕事のあり方に大きな変化がもたらされる中、既存のやり方にとらわれないイノベーションがあらゆる企業や個人に求められているが、多くの企業において人的リソース・時間制約や協働 (コラボレーション)不足がイノベーション創出の阻害要因となっている。
既存事業の収益確保とイノベーション活動を両立させるための現実的な施策として、まずは既存事業をより効率的に運営することで人・時間という最も希少なリソースを捻出していくことは極めて有力な選択肢と考えられる。
同時に、部門内の垣根を越えたコラボレーションを促進していく上では、コラボレーション活動を奨励し強化する組織文化を醸成するような具体的な協業を促進する仕掛け、仕組みが重要となってくる。
上記を踏まえ、日本マイクロソフトでは、社員の働き方の質の改善を目的とし、2016年末から約4ヶ月間、マイクロソフトの統合型情報共有クラウドサービス「Office 365」の「MyAnalytics」を活用した社内業務改革検証プロジェクトを実施しました。
MyAnalytics により、会議やメールなどに費やしている時間を見える化したデータを分析し、実施部門で合計3,579時間の無駄な時間を削減し、より付加価値の高い働き方の実現に向けて改善する結果となりました。
本取組では、プロジェクトは日本マイクロソフト社内4部門を対象とし、以下3ステップについて、 1週間サイクルでのモニタリングを4ヶ月にわたり実施した。
改善活動を行う上ではマイクロソフト製品"MyAnalytics"を活用した。
これは特に上記3つのステップのうち、
＜1. 現状の「働き方」の可視化＞や＜3. 改善案の実行・改善状況のトラッキング＞に役立つ 業務時間やコラボレーション状況の定量的可視化ができるツールである。
一般的にこの種の可視化の実施は極めて大きな時間・労力がかかるが、今回はMyAnalyticsを活用することで可視化に関わるコストを大きく削減し、通常は困難な週次単位でのモニタリングを実施している。
本取組を通じ、4ヶ月という比較的短期間のモニタリングの中でも、対象各部門において業務時間の削減、コラボレーションの活性化、自律的な改革マインドの醸成の3点で一定の効果があったと認められた。
業務時間の削減
※日本マイクロソフトと同規模組織換算で、95.5人分の業務時間の削減(約723百万円相当)
コラボレーションの活性化
改善マインドの醸成
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